В Ъ Т Р Е Ш Н И П Р А В И Л А
за реда за планиране и организация на провеждането на процедурите по ЗОП и контрол на изпълнението на сключените договори за обществени поръчки
Раздел І
Общи положения
1.1Настоящите правила се приемат на основание чл.8 „б ” от ЗОП и уреждат реда и условията за:
-Планиране на обществените поръчки от здравното заведение;
-Подготовка на документацията за участие в процедури за възлагане на обществени поръчки от дружеството;
-Разпределението на задълженията на длъжностните лица от здравното заведение, ангажирани с процедурите за възлагане на обществени поръчки;
-Осъществяване на предварителен контрол по процедурите за възлагане на обществени поръчки;
-Контрол на изпълнението на сключените договори за обществени поръчки;
-Съхранение и комплектуване на документите и досиетата на процедурите за обществени поръчки.
- Настоящите правила целят да създадат условия за законосъобразно и ефективно разходване на субсидиите / държавни средства /, както и публичност и прозрачност на действията по планиране, провеждане и възлагане на обществените поръчки.
- По смисъла на настоящите правила, възложител на процедури по ЗОП е Управителя на здравното заведение.
- По смисъла на настоящите правила, заявител е Гл.счетоводител, който съгласно структурата на здравното заведение пряко отговоря за задълженията и разходите, свързани с дейността на дружеството.
Раздел ІІ
Общи права, задължения и отговорности на длъжностните лица
- Възложителя на обществените поръчки или упълномощено от него длъжностно лице отговарят за:
-Цялостната защита на интересите на здравното заведение и упражнява правата на възложител при провеждане на процедурите за възлагане на обществени поръчки;
-Подписва предварителното обявление за всички процедури за възлагане на обществени поръчки, които възнамерява да открие през следващите 12 месеца, когато това се налага, като задължение по ЗОП;
-Изпраща подготвената обобщена информация до Агенцията по обществени поръчки за всички разходвани средства във връзка с проведените такива по чл.14, ал.3 и 4 от ЗОП;
-Утвърждава план – графика за обществените поръчки, които ръководството на дружеството възнамерява да открие през текущата година;
-Издава решение за откриване, промяна и прекратяване на процедури за възлагане на обществени поръчки;
-Отправя публична покана по реда на чл.101 „а” – чл.101 „б” от Закона за обществените поръчки;
-Издава решение за удължаване на обявените срокове в процедурата;
-Издава заповед за назначаване на комисия за разглеждане, оценка и класиране на офертите, съответно определя длъжностни лица, които да получат, разгледат и оценят офертите при процедури по глава 8 „а” от ЗОП./възлагане на обществени поръчки чрез публична покана/;
-По реда и условията на чл. 36 „а” от ЗОП упражнява контрол върху работата на комисията за провеждане на процедурата преди издаване на съответните решения;
-Издава решение за класиране и определяне на изпълнител на обществената поръчка;
-Подписва писмата до участниците в процедурата;
-Подписва договора за възлагане на обществената поръчка съвместно с главен счетоводител;
-Одобрява разходите по сключените договори;
-Подписва писмата, свързани с текущото изпълнение на договорите.
3.Главният счетоводител подпомага Управителя на дружеството при осъществяване на дейностите, свързани с процедурите по възлагане на обществени поръчки.
- 4. Юристът, участващ при възлагане на обществените поръчки отговаря:
-За законосъобразното провеждане на процедурата;
-Съгласува документите по т.2 от настоящите правила;
-Изготвя проектодоговора за възлагане на обществената поръчка;
-Подпомага в правно отношение длъжностните лица по изготвяне на документацията и провеждане на процедурата за възлагане на обществена поръчка;
-Съвместно с Главния счетоводител изготвя обобщена информация до Агенцията по обществени поръчки за всички разходвани средства във връзка с проведените обществени поръчки.
5.Финансовият контрольор осъществява предварителен контрол за законосъобразност на процедурите за възлагане на обществени поръчки, преди сключването на договора и преди извършването на разход по тях и съгласува:
-Докладните записки за необходимостта от обществената поръчка, като проверява наличието на средства;
– Проверява всички актове на възложителя във връзка с етапите на проведената процедура;
-Проверява съответствието на договора с всички предложения от офертата на определения за изпълнител кандидат;
-Проверява документите за гаранция за изпълнение на договора;
-Проверява съответствието на договора с приложимата нормативна уредба;
-Преди всяко плащане по договора проверява законосъобразността на разхода и съответствието му с клаузите в договора;
-Проверява редовността на издадените фактури, заявки, протоколи, складови разписки и др.;
-Издава контролен лист преди сключване на договор за възлагане на обществената поръчка;
-Проверява комплектоването на изготвените досиета.
- Главния счетоводител отговаря за:
-Законосъобразното и целесъобразно поемане на финансови задължения и извършване на разходи;
-Участва в изготвянето на документите от настоящите правила;
-Главния счетоводител подписва договора за обществена поръчка съвместно с Управителя на дружеството;
-При извършване на разплащане по договорите се произнася по съответствието на разхода с поемането на задължение;
-Съблюдава наличието на финансов ресурс за извършване на разплащания в рамките на полагащите се годишни средства;
-Съвместно с юриста, участващ в подготовката и провеждането на процедурите, изготвя обобщена информация до АОП за всички разходвани средства във връзка с проведените обществени поръчки.
7.Отговорникът за процедурата / Гл.счетоводител /:
-Съгласува с юриста и изготвя документацията в срок;
-След съгласуване и утвърждаване на изготвената документация, изпраща решението и обявлението за публикуване от АОП, респективно поканата до кандидата/те при процедурите на договаряне или процедура по реда на глава 8 ”а” от ЗОП;
-Обезпечава процеса на закупуване на документацията за участие, когато такава се предвижда;
-Комплектова и изпраща отговори по постъпили запитвания от участници, закупили документация;
Подготвя проект на документи по т.2 от вътрешните правила при необходимост/решение за откриване, промяна, прекратяване на процедури за възлагане на обществени поръчки; публична покана; решение за удължаване на обявените срокове в процедурата, Заповед за назначаване на комисия за разглеждане, оценка и класиране на офертите; решение за класиране и определяне на изпълнител на обществената поръчка/;
-Уведомява състава на комисията за датата, мястото и часа на провеждане на заседанието;
-Подготвя бланки-декларации по чл.35 от ЗОП;
-Подготвя бланка „Списък на подадените предложения”;
-Представя на председателя на комисията документацията по процедурата;
-Осигурява достъп до протокола при поискване от страна на кандидат;
-Осигурява информация във връзка с изготвянето на проект на договор с определения за изпълнител кандидат.
-Отговаря за регистриране на договора в регистъра за сключените договори за обществени поръчки;
-Изпраща необходимата информация до АОП за вписване в Регистъра на обществените поръчки;
-Съставя, води и съхранява досието на обществената поръчка;
- Техническият секретар, отговарящ за административното обслужване при „ЦПЗ-Смолян” ЕООД:
-Обезпечава извеждането с номер на изготвените документи във връзка с провеждането на процедурите за възлагане на обществени поръчки;
-Регистрира постъпващите документи във входящ дневник за подадените оферти;
-Приема офертите на кандидатите за участие в процедури за възлагане на обществени поръчки съобразно изискванията на чл.57, ал.4 и 5 от ЗОП;
-След получаване на запитвания относно провежданите процедури уведомява незабавно отговорникът за провеждането на процедурите /Гл. счетоводител/, както и Управителя на здравното заведение;
-Предава офертите на председателя на комисията за разглеждане;
-След утвърждаване на протокола от работата на комисията от Управителя на здравното заведение, изпраща копие от протокола на участниците в процедурата.
- Председателят на комисията за разглеждане, оценка и класиране на офертите:
-Изучава всички регламентиращи документи, имащи отношение към процедурата, получава и се запознава с изготвеното досие.
-Води заседанията и ръководи работата на комисията;
-Отговаря за своевременното и законосъобразно провеждане на процедурата в съответствие с утвърдената документация;
-Подписва декларация по смисъла на чл.35 от ЗОП, както и листа за оценка при определения критерий за ”икономически най – изгодна оферта”;
-Подготвя протокола от работата на комисията и го представя на възложителя за утвърждаване;
-След приемане и утвърждаване на протокола в едномесечен срок офертите на участниците, досието, попълнено със съответните декларации и листове за оценки се предават на отговорника за провеждане на процедурите.
- Членовете на комисията:
-Изучават всички регламентиращи документи, имащи отношение към процедурата и цялата документация, преди заседанието на комисията;
-Разглеждат постъпилите оферти, допуснати до оценка и извършват такава на постъпилите предложения от участниците в процедурата;
-Подписват декларация по смисъла на чл.35 от ЗОП и листа за оценка при определения критерий от „икономически най – изгодна оферта”;
-Членовете на комисията подписват всички ценови предложения.
Раздел ІІ
Планиране на обществените поръчки
- Всяка календарна година, в срок до 31 януари, Отговорникът за провеждането на обществените поръчки представя на Управителя на здравното заведение за утвърждаване списък и график за провеждане на обществените поръчки.
- За периодично повтарящи се ОП, като доставки или услуги възлагани чрез публична покана по реда на Глава Осма „а” от ЗОП, процедурата може да стартира до 40 календарни дни преди изтичане срока на договора със същия предмет на дейност.
- Гл.счетоводител и юриста, подготвящи откриването на процедурата трябва да съобразят датата на подаване на предложението с вида на процедурата, както и с вида, спецификата и степента на сложност на предмета на съответната обществена поръчка и да осигурят необходимото технологично време за подготовка на документацията и провеждане на процедурата, както и сключване на договора с определения изпълнител.
- Стартирането на всяка една процедура следва да е съобразена с Графика за провеждане на обществените поръчки.
Раздел ІІІ
Условия и ред за изготвяне на документацията за провеждане на процедурите за възлагане на обществените поръчки
- Подготовката и провеждането на всяка конкретна процедура за възлагане на обществена поръчка започва с изготвяне на технически спецификации и пълно описание на обекта на поръчката, като стриктно се съблюдават разпоредбите на глава трета, раздел ІV от ЗОП. При необходимост от изготвяне на технически спецификации с особено голяма сложност, възложителят може да ползва и външни консултанти.
15.1.След изготвяне на техническата спецификация заявителя попълва Обявление по образец за стартиране на обществената поръчка, съобразно графика по т.11 и сроковете заложени във Вътрешните правила.
15.2. В Обявлението задължително се записва пълно описание на обекта на поръчката, прогнозната стойност на поръчката, срока за изпълнение на предмета на обществената поръчка и длъжностното лице, което ще отговаря за съгласуването на процедурата.
15.3. Предложението се придружава и от пълно описание на обекта на поръчката, в т.ч. и на обособените позиции, когато има такива, технически спецификации, инвестиционни проекти, когато се изискват при обществената поръчка за строителство, предложение за показателите за оценяване и относителната им тежест и методика за определяне на комплексната оценка на офертата, когато критерият за оценка е „икономически най – изгодната оферта”, предложение за изискванията към участниците и кандидатите, други условия, свързани с изпълнението на конкретната обществена поръчка, които трябва да бъдат съобразени при подготовката на документацията за участие в процедурата.
15.4. Гл.счетоводител съобразява Предложението със средствата необходими за извършване на разхода, като при липса на такива процедурата не стартира.
15.5. Предложението се подписва от възложителя, след като същото е проверено от юриста за липса на противоречие в съдържанието с разпоредбите на ЗОП и/или допуснати непълноти в техническата документация, в срок от пет работни дни, считано от датата на получаване на предложението, юриста може да направи и предложения относно отстраняване на непълнотите и противоречията със ЗОП писмено или устно до Гл.счетоводител.
15.6. Заявителят е длъжен, в срок от 10 раб.дни да отстрани допуснатите противоречия с разпоредбите на ЗОП и/или непълноти, или да обоснове липсата на такива пропуски в изготвената документация.
15.7. След окончателното съгласуване на документите, Гл.счетоводител с юриста определят вида на процедурата по ЗОП и изготвят техническата документация в срок от 5 работни дни:
-Решение за откриване на процедура за възлагане на обществена поръчка.
-Обявление за обществена поръчка;
-Показателите, относителната им тежест и методиката за определяне на комплексната оценка на офертата, когато критерият за оценка е „икономически най-изгодна оферта”;
-Образец на оферта;
-Подробни указания за подготовка на офертата;
-Проекто – договор на хартиен и електронен носител;
-Всички необходими придружителни писма;
-Образец – декларация за липса на обстоятелствата по чл.47 ал.1 и 5 от ЗОП;
-Образец – декларация за липса на обстоятелствата по чл.47 ал.2 от ЗОП.
15.8.Изготвената документация се съгласува в следната поредност и срокове:
-Заявителя на обществената поръчка, в срок от пет работни дни я съгласува с юриста за законосъобразност;
-Бележките, предложенията и указанията се отразяват в документацията от Гл.счетоводител в срок от три работни дни;
-Юриста предлага окончателните редакции на документацията за участие;
-След подписването на документите от съответните длъжностни лица, Гл.счетоводител и юриста, изготвили документацията по процедурата, изпращат решението, обявлението или поканата за участие, съобразно определения от ЗОП ред.
15.9.Служителите подготвили съответната поръчка, отговарят за:
-Предоставяне на документацията за участие на кандидатите, завеждането на офертите им във входящ регистър и издаване на служебна бележка на кандидатите или участниците;
-Съхраняването на постъпилите оферти до отварянето им от страна на комисията;
-Изготвяне на контролен лист за движението на документацията;
-Изготвяне на опис и досие на конкретната процедура;
-Освобождаването и задържането на гаранциите за участие в процедурите, ако има такива;
-Подготовка и изпращането на информация за сключените договори, рамкови споразумения и възложените обществени поръчки до АОП;
-Подготовката на отговори на отправени искания за писмено разяснение по документацията за участие от кандидатите.
-След изтичането на срока за приемане на офертите и в деня на отваряне на офертите, определен в Решението за откриване на процедурата, отговорникът за провеждане на процедурата изготвя Заповед за назначаване на комисия за разглеждане, оценка и класиране на постъпилите оферти.Със Заповедта се определя състава на комисията, съобразно разпоредбата на чл.34, ал.2 от ЗОП, задачите и срока за приключване на работата й, който трябва да бъде съобразен със спецификата на обществената поръчка и не може да бъде по-дълъг от срока на валидност на офертите. В комисията задължително се включва лицето изготвило техническата документация. Заповедта се подписва от възложителя;
-Отговорникът за провеждане на процедурата подготвя и представя за подпис на членовете на комисията за разглеждане, оценка и класиране на подадените оферти декларациите по смисъла на чл.35 от ЗОП;
-Изготвяне на решение за определяне на изпълнител на обществената поръчка и договор;
-Съхраняването на цялата документация по поръчката и офертите до сключването на договор и завеждане на досието в архива на здравното заведение.
15.10.Председателя на комисията за отваряне, оценка и класиране на постъпилите предложения, ръководи:
-Заседанията на комисията, организира и координира работата на членовете й и следи изготвения протокол за разглеждането, оценяването и класирането на офертите да се датира и подпише от всички членове на комисията;
-Отговаря за законосъобразното провеждане на процедурата;
-Отговаря за срочното извършване на оценката на постъпилите предложения, съгласно срока определен от възложителя, в заповедта за назначаване на комисията;
-След приключване работата на комисията предава протокола и цялата документация на Гл.счетоводител, ако той е председател на комисията, я съхранява до приключване на процедурата и предаване на документацията в архива на здравното заведение;
-Осигурява достъп до протокола при поискване от страна на кандидат, след писмено разпореждане на възложителя, в тридневен срок от получаване на искането. Предоставянето на достъп се удостоверява върху гърба на протокола;
-В срок от 3 работни дни представя на Възложителя протоколите от заседанията на комисията за осъществяване на контрол по реда на чл. 36 „а” от ЗОП, ведно с проект на решение за определяне на изпълнител или на прекратяване на процедурата за одобрение;
-Длъжностното лице, отговарящо за провеждането на обществената поръчка, изготвя в срок от два дни след осъществяване на контрола от страна на Възложителя по реда на чл.36 „а” от ЗОП изготвя, Решение за определяне на изпълнител или за прекратяване на процедурата по одобрения проект и го представя на Възложителя;
-След подписване на решението от Възложителя, длъжностното лице отговарящо за обществената поръчка в тридневен срок от издаването му подготвя и изпраща уведомителни писма до: определения кандидат или участник, до класираните и до отстранените от участие кандидати или участници. В писмо до определения за изпълнител кандидат или участник се посочват действията, които трябва да се предприемат и документите, които следва да се представят за сключване на договора за изпълнение на обществената поръчка;
-Служителят, участвал в подготовката на документацията за участие, попълва в проекта на договор за обществената поръчка данните от офертата на избрания изпълнител до два дни след изтичането на срока за обжалване на процедурата;
-В двудневен срок служителят, отговарящ за провеждането на обществената поръчка подготвя и представя договора за полагане на необходимите подписи;
-Служителят, отговарящ за провеждането на обществените поръчки е длъжен да изпрати подписания договор в АОП за вписване в Регистъра на обществените поръчки в указания от Закона срок;
-При сключване на договори за периодични доставки или услуги Заявителя на обществената поръчка в срок от три работни дни, считано от датата на подписване на договора, е длъжен да запознае всички длъжностни лица, отговорни за съответната дейност с предмета на договора, техническите му параметри, ед.цени, както и с фирмата изпълнител.
-Всички отговорни длъжностни лица са длъжни да спазват сключените договори за периодични доставки или услуги и техните параметри.
Раздел ІV
Предварителен контрол по процедурите за възлагане на обществените поръчки
16.Обхват на предварителния контрол за законосъобразност на процедурите за възлагане на обществени поръчки включва:
-Изготвяне на график за ангажиментите по дати;
-Определяне прогнозната стойност на обществената поръчка;
-Проверка относно окомплектованост на документацията;
-Проверка относно задълженията, които ще бъдат поети със сключването на договор;
-Спазване на процедурата съгласно действащите Вътрешни правила.
17.Предварителния контрол относно правилното определяне на основанието и вида на процедурата се осъществява текущо по време на процедурата, съгласувано с юрист от Гл.счетоводител. За осъществения предварителен контрол се попълва съответния Контролен лист.
18.Цялата документация за проведената обществена поръчка, в едно с попълнените Предложение, Контролни листове и необходимите документи по чл.42 от ЗОП се представя на юриста за съгласуване и даване на мнение относно законосъобразността на поемането на задължението, в срок от 1 работен ден преди подписване на договора, което се маркира в Контролния лист.
Раздел V
Възлагане на обществени поръчки чрез публична покана
19.В настоящия раздел се определят правилата за възлагане на обществени поръчки чрез публична покана, със стойностите без ДДС в чл.14 ал.4 от ЗОП.
20.Поканата и информацията към нея съгласно изискванията на чл.101 „б” се изготвят от длъжностно лице, отговарящо за провеждането на процедурите по ЗОП – Гл.счетоводител, съгласувани с юриста участващ в провеждането на процедурите и се публикува на Портала за обществени поръчки на сайта на АОП.
21.Получаването, разглеждането и оценката на офертите се извършва от Комисия, определена със Заповед от възложителя, изготвена от заявителя в деня след изтичане срока на събиране на офертите. След връчване на Заповедта, длъжностните лица от комисията представят декларации за обстоятелствата по чл.35 ал.1 т.2 и 3 от ЗОП.
22.В срок от 14 календарни дни от датата на издаване на Заповедта длъжностните лица от комисията изготвят и подписват протокол с класирането на офертите и представят протокола на възложителя за утвърждаване.
23.В тридневен срок от утвърждаване на протокола заявителя представя на финансовия контрольор всички документи по процедурата, ведно с попълнен договор, подписан от изпълнителя и изискуемите документи по чл.101 е ал.2 от ЗОП, за осъществяване на предварителен контрол по процедура „Поемане на задължение”.
24.При организиране на процедура за периодично повтарящи се доставки и услуги, документите по т. 35 се представят за осъществяване на предварителен контрол най-малко 7 календарни дни, преди изтичане срока на договора със същия предмет / в случай, че има сключен такъв / или преди момента, в който се предвижда да бъде сключен договора.
Раздел VІІ
Контрол по изпълнението на договорите за възлагане на обществените поръчки
25.Контрола за изпълнение на договорите за възлагане на обществени поръчки се осъществява от:
-Заявителя на обществената поръчка или от служител от подчинения му ресор, който обезпечава и оказва необходимото съдействие за изпълнение на договора за възлагане на обществената поръчка.
-Служителят, който осъществява контрола за срочното, точно и законосъобразно изпълнение на задълженията по договора, както и за навременното извършване на плащанията и осчетоводяването им 30 дневен срок от приключване на разплащанията по сключения договор за обществената поръчка следва да изпрати информация по образец до АОП .
-При осъществяване на контрола по изпълнение на задълженията по договора за възлагане на обществена поръчка и при установяването на нередности заявителят изготвя писмен доклад до Възложителя, в който се посочва:
-Извършените/не извършените до момента работи – услуги, дейности, доставки;
-Изпълнени ли са в срок или не задълженията по договора за обществена поръчка;
-Осъществените плащания и въз основа на кои счетоводни документи;
-Проблемите при изпълнение на поръчката;
-Други.
26.При изпълнение на клаузи по договора заявителя уведомява Възложителя, който предприема необходимите действия за търсене на отговорност от изпълнителя.
27.При приемане на извършената работа /ремонтни дейности или строителство/ се съставя протокол, подписан от заявителя или упълномощено от него лице и изпълнителя. В протокола се описват всички недостатъци на изпълнението, ако са установени такива и се определя подходящ срок за отстраняването им.
28.При изплащане на суми по договори за обществени поръчки, извършената работа /доставената стока или извършената услуга/ следва да се доказва въз основа на първични платежни разходооправдателни документи. При ремонтни дейности или строителство към първичните платежни документи се прилага и количествено-стойностна сметка Акт обр.19, анализи, първични платежни документи, доказващи количеството и единичната цена за вложените материали. Към документите следва да се прилагат и Приемно-предавателен протокол, подписан от изпълнителя и отговорно длъжностно лице от здравното заведение и/или инвеститорски контрол, приело работата по обекта на обществената поръчка.
29.Заявителя на обществената поръчка, осъществява контрол по правилното, навременно и точно комплектоване на досиетата за обществени поръчки и воденето на регистрите.
Раздел VІІІ
Комплектоване и съхранение на документите и досиетата на процедурите за обществените поръчки
30.След окончателното съгласуване на документацията по всяка конкретна процедура съгласно Вътрешните правила, отговорното длъжностно лице съхранява всички документи, свързани с проведената процедура.
31.За всяка проведена процедура по възлагане на обществена поръчка се съставя досие, което включва цялата документация свързана с процедурата. Досието се съхранява от отговорника по провеждане на процедурата до приключване изпълнението на договора, след което се архивира.
32.Досиетата на обществени поръчки възложени чрез публична покана, се съхраняват от заявителя в срок от 3 г., след приключване изпълнението на договорите и съдържат следните документи:
-Покана по образец на АОП за участие в процедурата;
-Заповедта за провеждане на процедурата;
-Всички ценови оферти, ведно с пликовете и всички документи в тях;
-Протокол на комисията по разглеждане, оценка и класиране на офертите;
-Изискуемите документи за сключване на договора по чл.101 е ал.2 от ЗОП;
-Други.
33.Досиетата на обществени поръчки по реда на чл.14 ал.1 и 2 от ЗОП съдържат следните документи:
-Предложение за провеждане на процедурата;
-Заповед за откриване на процедура за възлагане на обществена поръчка;
-Обявление и решение за обществена поръчка, изготвени съгласно образци от Агенцията за обществени поръчки;
-Технически спецификации;
-Образец оферта;
-Проект на договор;
-Конкурсни условия;
-Образец на декларация за липса на обстоятелства по чл.47, ал.1 и 5 от ЗОП;
-Образец на декларация за липсата на обстоятелствата по чл.47, ал.2 от ЗОП;
-Показателите, относителната им тежест и методиката за определяне на комплексната оценка на офертата, когато критерият за оценка е икономически най-изгодната оферта;
-Оферта на участника, с който е сключен договор;
-Заповед за назначаване на комисия за разглеждане, класиране и оценка на постъпилите оферти;
-Декларации на членовете на комисията по реда на чл.19 от НВМОП и чл.35 от ЗОП;
-Протокол на комисията по разглеждане, оценка и класиране на офертите;
-Заповед за класиране на кандидатите;
-Документ за внесена гаранция за изпълнение, при необходимост;
-Свидетелство за съдимост за управителите или за членовете на управителните органи на кандидата;
-Удостоверение от съответния окръжен съд, че кандидатът не е обявен в несъстоятелност и не е в производство по несъстоятелност;
-Удостоверение от съответния окръжен съд, че кандидатът не се намира в ликвидация;
-Удостоверение за липсата на парични задължения към държавата или към общината по смисъла на чл.162, ал.2 от ДОПК, установени с влязъл в сила акт на компетентен орган;
-Договор за възлагане на обществена поръчка;
-Информация за сключен договор, изготвена съгласно образец от Агенцията за обществени поръчки;
-Други.
34.Досиетата от проведените процедури за възлагане на обществени поръчки по реда на чл.14 ал.1 и 2 от ЗОП се завеждат в регистър по хронология на датата на подаване на обявлението и се съхраняват в архива след сключване на договора, като при архивирането изрично се посочва срока, за който следва да бъдат запазени.
35.За проведените процедури чрез публична покана и по реда на чл.14, ал.4 от ЗОП се завеждат отделни регистри.
36.Воденето на Регистрите е задължение на отговорника за провеждането на обществените поръчки и се извършва при осъществяването на предварителен контрол.
37.При необходимост от ползване на архива отговорника за провеждането на обществените поръчки следи за движението, като попълва контролен лист за движение на досието и следи за връщането му.